ایمیل سازمانی در یک جمله، یک ایمیل با آدرس اختصاصی برای شرکت‌ها و کسب و کارهاست. همه ما با ایمیل آشنایی داریم. E-Mail یا نامه الکترونیکی، روشی برای ارسال متن، تصویر و فایل‌های مختلف است که در سال 1990 میلادی پس از گسترش استفاده از اینترنت ابداع شد و به دلیل کارکرد ساده و سریع آن، به سرعت محبوب شد. ایمیل‌ها نه تنها در ارتباطات شخصی افراد محبوب شدند، بلکه به سرعت تبدیل به ابزار اصلی ارتباط کسب و کارها گشتند؛ و تا همین امروز اکثر مکاتبات رسمی سازمان‌ها و شرکت‌ها از طریق ایمیل انجام می‌شود.
فهرست مطالب
امروزه یکی از نکاتی که برای کسب و کارها امری ضروری است، داشتن یک ایمیل سازمانی و اختصاصی است که به عنوان یکی از ابزارهای اصلی ارتباطات در محیط کاری، نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کنند. این ابزارهای الکترونیکی نه‌تنها امکان انتقال اطلاعات را فراهم می‌کنند، بلکه باعث افزایش کارایی و هماهنگی در تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان می‌شوند. در این مقاله، به بررسی اهمیت و کاربردهای ایمیل سازمانی، به عنوان یکی از ابزارهای ارتباطی حیاتی در محیط کاری، می‌پردازیم.
ایمیل سازمانی چیست؟
همانطور که می‌دانید، یک ایمیل معمولی از دو بخش تقسیم شده است؛ برای مثال در Gmail بخش اول که توسط شما تعیین می‌شود، و بخش دوم که توسط شما قابل تغییر نیست و در واقع دامنه آن ایمیل است؛ این دو بخش توسط علامت ات‌ساین (@) از یکدیگر جدا شده‌اند:
در واقع gmail.com که دامنه ایمیل است، آدرس سایتی است که ایمیل شما بر روی آن میزبانی می‌شود. برای مثال در یاهو، شما با دامنه yahoo.com ایمیل می‌سازید. اگر آدرس yahoo.com را در مرورگر خود وارد کنید، شما به سایت یاهو هدایت خواهید شد.
اما شما اگر صاحب یک کسب و کار یا شرکت باشید، داشتن یک ایمیل سازمانی با آدرس سایت اختصاصی شرکتتان، جهت معرفی یک پل ارتباطی رسمی امری ضروری است. ایمیل سازمانی، یک ایمیل با نام دامنه اختصاصی شرکت شما (مانند info@yourcompany.com) است که به دلیل استفاده از دامنه اختصاصی، استفاده و مدیریت کردن آن فقط توسط مدیر و صاحب وبسایت ممکن است. استفاده از این نوع ایمیل، برای جلب اعتماد مشتریان از سابقه و تعهد شما (مانند داشتن تلفن ثابت و دفترکار) برای کسب و کارها یک امر لازم است.
مزایای استفاده از ایمیل سازمانی
استفاده از ایمیل با دامنه اختصاصی، به عنوان مثال ایمیل‌هایی که با نام شرکت یا سازمان شما ارسال می‌شوند، مزایای زیادی دارد. در زیر به برخی از این مزایا اشاره می‌شود:
حرفه‌ای بودن
ایمیل‌های با دامنه اختصاصی نشان از حرفه‌ای بودن شما و سازمان شما می‌دهند. این نشان می‌دهد که شما یک شرکت واقعی و جدی هستید که برای ارتباط با مشتریان، همکاران و شرکای تجاری خود از ابزارهای مناسب استفاده می‌کنید.
ایجاد اعتماد
ایمیل با دامنه اختصاصی ممکن است به افراد پیام بدهد که ایمیل از منبع قابل اعتمادی ارسال شده است. این می‌تواند به افزایش اعتماد مخاطبان به پیام‌های شما و بنیان تجاری شما کمک کند.
تبلیغ برند
با استفاده از ایمیل با دامنه اختصاصی، شما می‌توانید برند خود را تبلیغ کنید. هر بار که یک ایمیل ارسال می‌کنید، نام و لوگوی شرکت یا سازمان شما در دامنه ایمیل مشاهده می‌شود که این به ترویج و شناخت برند شما کمک می‌کند.
کنترل بیشتر
با داشتن دامنه اختصاصی، شما کنترل بیشتری بر روی ایمیل‌های خود و برندتان دارید. می‌توانید قوانین و سیاست‌های امنیتی خود را بر روی این ایمیل‌ها اعمال کنید و در صورت نیاز مسیرهای مختلفی برای مدیریت ایمیل‌ها ایجاد کنید.
مدیریت بهتر
ایمیل با دامنه اختصاصی به شما امکان می‌دهد تا ایمیل‌های خود را بر اساس نام کاربری و گروه‌های مختلف مدیریت کنید، که این می‌تواند به بهبود سازماندهی و مدیریت ایمیل‌ها کمک کند.
امکانات اضافی
برخی از سرویس‌های ایمیل با دامنه اختصاصی، امکانات اضافی مانند تجزیه و تحلیل، تقویم، اشتراک‌گذاری فایل و … را فراهم می‌کنند که این امکانات می‌توانند به بهبود کارایی و اثربخشی کاربران شما کمک کنند.
اکنون که با ایمیل سازمانی و مزایای استفاده از آن آشنا شدیم، به روش ساخت یک ایمیل سازمانی می‌پردازیم.
چگونه یک ایمیل سازمانی بسازیم؟
همانطور که گفتیم، یک ایمیل سازمانی در واقع بخشی از یک سایت مستقل است. پس برای داشتن یک ایمیل سازمانی، باید یک سایت اختصاصی با دامنه مخصوص به خودتان داشته باشید. (گرچه لزومی ندارد که سایت خود را به طور کامل پیاده سازی کنید، تنها داشتن یک سرور و یک دامنه برای ساخت ایمیل سازمانی کفایت می‌کند)
در این بخش، مراحل ساخت ایمیل سازمانی را شرح می‌دهیم.
1- تهیه دامنه و سرور
در ابتدا، شما باید یک آدرس دامنه و یک هاست یا سرور برای بارگذاری اطلاعات سایت خود بر روی آن خریداری کنید. برای مثال اگر شرکتی با نام “ایران صنعت” دارید، می‌توانید یک دامنه با این آدرس تهیه کنید: iransanaat.com
برای تهیه دامنه و سرور، با یک جستجوی ساده در گوگل می‌توانید به شرکت‌های ارائه دهنده این خدمات دسترسی پیدا کنید. وبسایت‌هایی مانند ایران سرور یا میهن وب هاست از بهترین شرکت‌های ارائه دهنده این خدمات می‌باشند.
توجه داشته باشید که در این آموزش ما از کنترل پنل CPanel استفاده می‌کنیم، پس پیشنهاد می‌شود که شما نیز هنگام خرید هاست و دامنه خود، بررسی کنید که این کنترل پنل روی هاست شما فعال باشد.
به ایمیل سازمانی نیاز دارید؟ ما ایمیل اختصاصی شما را در کمتر از یک روز به صورت فعال تحویل می‌دهیم! برای ثبت درخواست مشاوره رایگان یا تماس با ما کلیک کنید
2- ایجاد ایمیل
پس از فعال شدن هاست و دامنه، از طریق گزینه ورود به کنترل پنل، وارد Cpanel شوید.
سپس به پایین تر اسکرون کنید و گزینه Email Accounts را انتخاب کنید.
پس از آن، برای ایجاد ایمیل گزینه Create را انتخاب کنید:
سپس در صفحه باز شده، نام ایمیل مدنظر را به همراه پسورد انتخابی خود برای ورود به ایمیل وارد کنید، و گزینه Create را انتخاب کنید:
اکنون ایمیل شما با موفقیت ایجاد شده است.
3- ورود به ایمیل
پس از ایجاد ایمیل، با کلیک بر روی گزینه Connect Device می‌توانید توسط تمام دستگاه‌های خود وارد ایمیل خود شوید:
برای ورود به ایمیل اختصاصی در اپلیکیشن‌های ایمیل، در اکثر موارد انتخاب کردن گزینه Other Email هنگام لاگین کردن و وارد کردن ایمیل و پسورد کفایت می‌کند، اما اگر اپلیکیشن مدنظر شما هنگام انتخاب گزینه دیگر ایمیل ها، اطلاعات دیگری مانند سرور ورودی و خروجی درخواست کرد، در بخش ذکر شده، تمام این اطلاعات و جزئیات وجود دارد.
به ایمیل سازمانی نیاز دارید؟ ما ایمیل اختصاصی شما را در کمتر از یک روز به صورت فعال تحویل می‌دهیم! برای ثبت درخواست مشاوره رایگان یا تماس با ما کلیک کنید
استفاده از ایمیل با دامنه اختصاصی از مزایای بسیاری برخوردار است که شامل حرفه‌ای بودن، ایجاد اعتماد، تبلیغ برند، کنترل بیشتر، مدیریت بهتر، و امکانات اضافی می‌شود. این مزایا می‌توانند به بهبود تصویر و نمایانی سازمان، افزایش اعتماد مشتریان و شرکای تجاری، بهبود کارایی و مدیریت ایمیل‌ها، و ارتقای امکانات موجود برای کاربران کمک کنند. بنابراین، استفاده از ایمیل با دامنه اختصاصی می‌تواند به عنوان یک استراتژی موثر برای بهبود روابط تجاری و ارتباطات سازمانی در نظر گرفته شود.
اگر این مطلب برایتان مفید بود، لطفا آن را با دوستانتان به اشتراک بگذارید و برای اطلاع از اخبار و مطالب روز، ما را در صفحه اینستاگرام با آی دی @geekopir دنبال کنید.
